会议邀请里的“讨论项目进展”，常常不足以让参与者知道要准备什么。有人带来数据，有人准备方案，有人以为只是听一听。用 AI 整理议程时，可以先把每个主题变成一个明确的问题，让准备工作和会议结果对得上。

给议题指定一种结果

同样是讨论项目，有的会议需要同步信息，有的需要比较方案，有的需要作出决定。先为每个议题标注预期结果，再要求模型优化表达。需要决定的议题，可以写成“现有条件下，接下来优先完成哪两项任务？”需要同步的议题，则写清哪些变化需要让大家知道。

如果一条议题同时包含介绍背景、判断原因和决定方案，最好拆开。否则讨论很容易在不同层次之间来回跳转。

把会前材料压缩成共同起点

会前说明不必很长，但应包含当前状态、已经确认的事实、待解决的问题和可选方案。让 AI 整理时，要求保留来源和日期，并区分事实与假设。没有得到确认的信息，不应变成所有人默认接受的前提。

对只能由某个参与者补充的材料，提前指出缺口。这样会议开始后就不必用大量时间寻找文件或重新回忆背景。

议程应写明本次讨论什么，以及哪些内容留待之后处理。例如，确定第一版范围时，暂时不讨论半年后的全部功能。边界需要服务于本次决定，不必为了显得全面把每一个相关话题都塞进会议。

可以把议程交给 AI 检查：“请找出过于宽泛、无法在本次会议内形成结果的问题，并提出更小的讨论范围。”

不要等会议结束才决定纪要要记什么。如果目标是作出决定，记录采用的方案、理由和适用条件；如果目标是分配工作，记录负责人、交付物和确认时间；如果还无法决定，记录缺少什么信息以及谁负责补齐。

会议纪要可以由 AI 帮忙归纳，但最终结论应由参与者确认。讨论过的想法、个人建议和已经同意的决定，不能混成同一种状态。

每条议题回答五个问题：我们要解决什么？现有依据是什么？谁需要提供输入？本次希望得到什么结果？结束后谁负责下一步？如果其中几项仍然空着，先补齐准备，往往比继续延长会议更有效。

准备将 AI 用于日常协作的读者，可以通过 MY-GPT NET 了解 ChatGPT 订阅服务及相关说明。无论使用哪种工具，议题明确、材料可查、决定可确认，都是会议真正推进工作的前提。

署名：MY-GPT NET